Étude de cas

Directrice de conférence, 29e Conférence mondiale des commissaires à la protection des données et à la vie privée (TERRA INCOGNITA)

Client :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Défi :

Du 25 au 28 septembre 2007, le Canada a été l’hôte à Montréal de la 29e Conférence mondiale des commissaires à la protection des données et à la vie privée. Jennifer Stoddart, Commissaire à la vie privée du Canada, a accueilli à cette occasion 650 délégués (dont 48 autorités de protection des données [APD]) provenant de 54 pays – un record dans l’histoire de la conférence.

Projet :

Sheena Pennie, présidente de Delta Média, a été priée par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) de faire office de directrice de la conférence six mois avant son ouverture. Même si une certaine planification avait été amorcée en vue de la tenue de TERRA INCOGNITA, il restait énormément à accomplir au niveau du programme et de la logistique. La capacité de Sheena de rallier les troupes et d’établir des objectifs et des priorités a été mise à rude épreuve au niveau de la gestion de tous les aspects de la conférence, depuis les formulaires d’inscription des délégués, les mémentos de la conférence et la gestion des bénévoles jusqu’à la conception du site web et des menus, de l’encadrement des dignitaires et du détail de tous les aspects sociaux reliés à la conférence.

Toute personne mettant en pratique une stratégie de respect de la vie privée ou désireuse d’améliorer son programme de protection de la vie privée pouvait prendre part à TERRA INCOGNITA. Universitaires, représentants d’ONG, conseillers en protection des renseignements personnels, professionnels de la mise en application des lois, coordonnateurs en AIPRP, avocats, spécialistes en TI, fonctionnaires et membres des médias étaient tous encouragés à y assister.

En préparation pour la conférence, Sheena a du fournir au CPVP une pléthore de services de communications et de relations publiques, en français comme en anglais, y compris une stratégie et une liste des médias, des lettres d’invitation, des bulletins électroniques, des communiqués mensuels adressés aux APD, des rapports d’étapes réguliers ainsi que des présentations aux cadres supérieurs, au Comité directeur et au personnel du CPVP, en plus de répondre à quelque 8000 courriels. Elle a également fourni quotidiennement à la Commissaire et au Commissaire adjoint des conseils en matière de communication.

Sur place à Montréal, Sheena a dirigé une équipe de 20 bénévoles du CPVP. Son équipe et elle ont fourni un service impeccable aux délégués, conférenciers et présidents de sessions de la conférence. Comme Michael Chertoff, secrétaire du Department of Homeland Security des États-Unis, était le conférencier invité à l’ouverture de la conférence, Sheena a du établir une bonne liaison avec le Service secret américains et la GRC pour assurer à M. Chertoff une sécurité continue.

Résultats :

En se basant sur les lettres et les appels de félicitations reçus par le bureau de Mme Stoddart, il est clair que la conférence s’est avérée un franc succès. Dans une lettre adressée à Sheena, la Commissaire écrit : « Le succès exceptionnel de la conférence repose en grande partie sur votre engagement et sur vos excellentes capacités d’organisation ».

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